Online onboarding w praktyce

W napisanym w 2017 roku artykule dla „The Atlantic” Jerry Useem przytacza historię firmy IBM. Uważana za jednego z pionierów pracy zdalnej korporacja (w 2009 roku 40% zatrudnionych ze 173 krajów w ogóle nie pracowało w biurze), trzy lata temu „wezwała pracowników do powrotu do biurek”. Przykład amerykańskiego giganta w zakresie usług informatycznych pokazuje, że wypracowanie skutecznego modelu pracy z domu to wyzwanie zarówno dla pracowników, jak i dla pracodawcy.

Przemyślany plan

Badania często są sprzeczne: jedne pokazują, że pracownicy zdalni spędzają więcej czasu przy zadaniach niż biurowi, ale za to wykonują je lepiej, inne – że bardziej wydajna jest praca w biurze. Tymczasem, jak zauważył Useem, sekret tkwi między innymi w rodzaju stanowiska. Praca zdalna szczególnie dobrze sprawdza się w przypadku osób, które kontaktują się bezpośrednio z klientami (np. sprzedaż) lub, przeciwnie, ich zajęcie nie wymaga interakcji z innymi (np. redakcja). Nie oznacza to, że w pozostałych przypadkach home working będzie mniej skuteczny – może natomiast wymagać innej organizacji, zwłaszcza gdy mowa o efektywnej współpracy w grupie. Ważne jest zapewnienie sprawnej komunikacji, która w zależności od potrzeb może wyglądać inaczej. W sytuacjach, w których pomocne jest odbieranie sygnałów niewerbalnych, dobrze jest wprowadzić konferencje online. W innych wypadkach być może korzystniejsza będzie po prostu standardowa wymiana e-maili.

Na dobry początek

Według zeszłorocznego raportu Glassdoor aż 69% zatrudnionych deklarowało chęć pozostania w firmie na kolejne trzy lata, jeśli byli zadowoleni z onboardingu. Aby online onboarding przebiegał zgodnie z oczekiwaniami, warto zadbać o niezbędne podstawy.

• W czasie trwania onboardingu nowy pracownik ma przeciętnie do wykonania aż 54 czynności, takie jak uzupełnienie dokumentacji czy konfiguracja sprzętu (raport Sapling, 2019). Starajmy się zredukować ich liczbę, przygotowując wcześniej dane do logowania, hasła dostępu itp.
• Wprowadźmy nowicjusza w zasady działania firmowego intranetu. Jeśli nasza organizacja korzysta ze Slacka, Microsoft Teams czy Zooma, upewnijmy się, czy nie ma konieczności przeszkolenia z komunikacji w tych systemach – nowy pracownik niekoniecznie musi być w nich biegły.
• W e-mailu powitalnym warto umieścić przydatne linki, odsyłające np. do intranetu, kalendarza, informacji o toczących się aktualnie projektach, szkoleniach czy możliwych benefitach.
• Szkolenia online nie powinny trwać dłużej niż godzinę – z badań wynika, że preferowana długość webinarów to 30-45 minut, później coraz trudniej o skupienie i utrzymanie uwagi. Na koniec każdej sesji treningowej zaplanujmy podsumowanie. Na bieżąco dzielmy się wrażeniami: co się sprawdza, a co można by poprawić.
• Wreszcie, według specjalistów, onboarding powinien trwać od 30 do 90 dni. Tymczasem, jak podaje raport Human Capital Institute (HCI), większość organizacji kończy ten proces już po pierwszym tygodniu, co powoduje dezorientację i zniechęcenie.

Zdalny onboarding jest szczególnie atrakcyjny dla Millenialsów, których zniechęca długi proces rekrutacji i brak szkoleń wprowadzających.

Budowanie relacji online

– Rozpoczynając nową pracę, jesteśmy narażeni na dodatkowy stres. Nieznane otoczenie, ludzie, obowiązki… Chcemy jak najlepiej, najsprawniej i najszybciej rozeznać się w strukturach, poznać zespoły i ich kompetencje – zaznacza Marta Fabiś, która na początku kwietnia objęła w Skivak stanowisko new business managera. – W pierwszym momencie, kiedy dowiedziałam się, że moją nową pracę rozpoczynam zdalnie, przeraziłam się. Jak poznać firmę, jej ducha, kompetencje i ludzi, nie mogąc uczestniczyć w dotychczas znanej mi codzienności? Jak dać się poznać i wykazać w strukturze, której nie mam szans obserwować na co dzień? Jak rozeznać się w tak dużym zespole, kto jest kim i jakie pełni funkcje? Czy taki sposób poznawania grupy pozwoli na zbudowanie trwałych relacji? Liczba pytań i wątpliwości narastała…

Dlatego podczas online onboardingu tak ważne są regularne kontakty (w tym z kadrą zarządzającą) i ich interaktywność, czyli możliwość zadawania pytań i wyjaśniania wątpliwości. – Dzięki kadrze zarządzającej i HR, ale także każdemu pracownikowi z osobna, wszystkie te obawy mijały tak szybko, jak się pojawiały. Fakt przeniesienia wszystkiego do świata online nie zaszkodził, a być może nawet pomógł w szybkim przyswojeniu wiedzy na temat firmy. Opracowana i przedstawiona podczas video chata prezentacja ze strategią, celami, kluczowymi kompetencjami, a nawet układem biurek i osób przy nich siedzących spowodowała, że poczułam się tak, jak gdybym była wewnątrz. Kolejne calle i video chaty z członkami zespołu pozwoliły mi przypisać twarz do poznanego wcześniej nazwiska, poznać rolę w zespole i nawiązać relację. Zaskoczył mnie fakt, że nie odczułam w związku z tą całą sytuacją zbyt wielu komplikacji, które na początku wydawały się być nie do przeskoczenia. Praca zdalna okazała się być tak samo wydajna, jak w biurze, a czasem nawet bardziej… Bywa, że brakuje rozgardiaszu agencyjnego i możliwości napicia się wspólnie kawy, ale na to też mamy sposób. Przecież możemy włączyć video – podsumowuje z uśmiechem Marta.